​​
​​​​Communicatiekit

Op deze pagina vindt u vooraan documentatie voor werknemers.

Verderop staat achtergrondinformatie voor werkgevers: een handleiding en een interessante FAQ over de uitrol van deze nieuwe applicatie.

1 - Informatie voor werknemers

Video

Indien de weergave van youtube-video's niet mogelijk is, kan u deze hier ook downloaden.

 

Screenshots van de voornaamste schermen

Artikel over Mijngroepsverzekering

2 - Informatie voor werkgevers

Mail voor werknemers

​​​​​​​Nederlands (pdf)
​​​​​​​Frans (pdf)
Engels (pdf)

Handleiding

Overzicht verzekerden - down- & upload van zakelijke e-mailadressen

Veelgestelde vragen


 

Hieronder vindt u een overzicht met veelgestelde vragen over de lancering van mijngroepsverzekering.vivium.be.

Deze zijn eveneens beschikbaar in pdf-versie: Nederlands - Frans - Engels

Waarover gaat mijngroepsverzekering.vivium.be?

Alle werknemers (loontrekkenden) die via hun werkgever een groepsverzekering bij Vivium genieten of genoten hebben, vinden daarover op mijngroepsverzekering.vivium.be informatie terug, en dit binnen hun persoonlijke omgeving:

  • Een overzicht van hun waarborgen. In ‘Mijn contracten’ vinden de werknemers terug wat er verzekerd is in hun groepsverzekering.
  • Een rubriek met Veelgestelde vragen’ over de groepsverzekering.
  • Een eigen ruimte 'Mijn profiel' met hun persoonlijke gegevens.
  • Het officiële benefit statement: hun verzekerde waarborgen in detail.

Informatie over hun persoonlijk pensioensparen of levensverzekering vinden ze hier niet.

Een werknemer kan meerdere groepsverzekeringscontracten hebben en elk contract kan zijn eigen status hebben:

Actieve polissen:

voor die contracten worden er nog nieuwe premies gestort.
De bedragen van de waarborgen en de huidige (totale) jaarpremie (ingevuld bij premie) staan vermeld.

Uitzonderlijk kan het zijn dat er toch geen premie ingevuld staat, én dat uw contract actief is. Dat is bijvoorbeeld omdat uw arbeidsovereenkomst (tijdelijk) geschorst is (langdurige ziekte, loopbaanonderbreking,…).

Passieve polissen: voor die contracten worden geen nieuwe premies meer gestort, maar ze bevatten wel nog reserves (het al gespaarde bedrag).
Bij de waarborgen staan nog bedragen vermeld, maar bij de premie staat er geen jaarpremie meer ingevuld.
 
Beëindigde polissen: voor die contracten worden geen nieuwe premies meer gestort en zijn er geen reserves meer aanwezig.
Alle waarborgen en de premie staan op 'nul'.
De reserves van deze contracten zijn ofwel uitgekeerd, ofwel naar een andere contract overgedragen.
Een contract kan op mijngroepsverzekering.vivium.be geraadpleegd worden tot zes maanden nadat het beëindigd werd. Daarna is dat niet meer mogelijk.
 

 

Mijngroepsverzekering.vivium.be staat ter beschikking van alle werknemers die tijdens hun tewerkstelling als loontrekkende via hun werkgever van een groepsverzekering genieten of genoten hebben bij Vivium, mits die nog reserves (een gespaard bedrag) bevat.

Is een contract beëindigd, omdat de reserves ervan uitgekeerd zijn of naar een ander contract overgedragen werden? Dan kan het contract nog tot zes maanden na de beëindiging ervan op mijngroepsverzekering.vivium.be worden geraadpleegd.
 

Neen, uw werknemer vindt er louter de groepsverzekeringen terug (contractnummers 530/……) die hij nu of in het verleden bij Vivium genoot. Pensioensparen en levensverzekeringen behoren tot de privésfeer van de werknemer en staan dan ook los deze website.

Neen, in principe niet. Het gaat om groepsverzekeringen voor loontrekkenden. Toch bestaan hier enkele uitzonderingen op. Het principe is: begint het contractnummer met 530/… dan vindt u het op mijngroepsverzekering.vivium.be terug.

Ja, als die vorige werkgever ook een groepsverzekering bij Vivium had of heeft (contractnummer 530/….. ) en voor zover dat contract niet beëindigd is.  D.w.z. zes maand nadat alle reserves uit een contract weg zijn, is het contract niet langer consulteerbaar op mijngroepsverzekering.vivium.be. Reserves verdwijnen uit een contract omdat ze uitbetaald zijn, of omdat ze overgeboekt zijn naar een ander contract.

Vooreerst, uw werknemers hebben geen toegang tot de beveiligde applicatie EB-Connect waarmee u uw groepsverzekering dagelijks beheert.

Naast zijn eigen gegevens van de groepsverzekering die hij via u geniet, ziet uw werknemer op mijngroepsverzekering.vivium.be eventueel nog contracten van bij vorige werkgever(s). Dat is enkel het geval als die contracten ook bij Vivium afgesloten waren én als ze nog reserves bevatten. Die gegevens ziet u vanzelfsprekend niet in EB-Connect.

Verder heeft uw werknemer binnen de toepassing het scherm ‘mijn contracten’. Dit scherm geeft een handig overzicht van alle waarborgen waarvan uw werknemer geniet. Op EB-Connect bestaat dit scherm niet, EB-Connect is een beheertoepassing, Mijngroepsverzekering is er om op een overzichtelijke wijze informatie te verstrekken. Het opzet is dus anders.

De benefit statements in pdf die uw werknemer kan raadplegen, zijn dezelfde als diegene die u in EB-Connect vindt. Uw werknemer ziet alleen het laatste (huidige) benefit statement, u heeft ook de historiek ter beschikking.  Natuurlijk kan de werknemer zijn benefit statements ook steeds lokaal bewaren of printen en zo zijn eigen archief aanleggen.

Net zoals uw werknemer niet verplicht is om het papieren benefit statement te lezen, is hij niet verplicht om aan te loggen op mijngroepsverzekering.vivium.be. We nodigen hem enkel via mail uit om de website te bezoeken.

Neen, u blijft verantwoordelijk voor het administratief op punt houden van de werknemersgegevens via EB-Connect. Dat om fouten en verwarring te vermijden.

In EB-Connect komt er één nieuw veld bij, voor het zakelijk e-mailadres van uw werknemer.

Wel kan de verzekerde op mijngroepsverzekering.vivium.be de taal van zijn benefit statements veranderen en zijn privé-e-mailadres opgeven en/of wijzigen.

Dat kan in 2 gevallen:

  • Het contract waar de werknemer op doelt is beëindigd en er zijn al minstens 6 maanden geen reserves meer aanwezig in dit contract omdat ze zijn overgedragen naar een ander contract of uitgekeerd.
  • Er is een contract waar het Rijksregisternummer (of BIS-nummer voor buitenlanders) niet ingevuld is. Dit is heel uitzonderlijk, maar is mogelijk. Controleer in EB-Connect of het Rijksregisternummer (of BIS-nummer voor buitenlanders) ingevuld is, en vul het zo nodig aan. Het contract zal dan de dag erop beschikbaar zijn voor de betrokken werknemer.

Zeker. Een buitenlandse werknemer kan zich aanmelden aan de hand van het BIS-nummer op zijn verblijfskaart.

Eens u de zakelijke e-mailadressen in EB-Connect opgeladen heeft, is mijngroepsverzekering.vivium.be bij uw werknemers gelanceerd.

Ook als u de zakelijke e-mailadressen niet uploadt, is de website toegankelijk voor wie het webadres kent. Dit adres (mijngroepsverzekering.vivium.be) staat trouwens onderaan op elk benefit statement.

Door de zakelijke e-mailadressen te uploaden en dit te combineren met een interne bedrijfscommunicatie, kan u wel deze nieuwe website promoten als een meerwaarde naar uw werknemers toe. Een model artikel voor uw intranet en een model e-mail om naar uw werknemers te sturen vindt u terug elders op deze webpagina.

Starten met mijngroepsverzekering.vivium.be

Om werknemers toegang tot mijngroepsverzekering.vivium.be te verschaffen, heeft Vivium hun zakelijk (werk) e-mailadres nodig.

Die zakelijke e-mail adressen bezorgt u via een download ‘Overzicht verzekerden’ in EB-Connect.

Stap 1: u vraagt een download ‘Overzicht verzekerden’ aan.
(rechterkolom van het scherm ‘Inrichter’)

​​​​​​​
 

 

Stap 2 (maximum 1u later): via ‘Overzicht acties’ haalt u de download ‘Overzicht verzekerden’ op.
(linkerkolom van het scherm ‘Inrichter’)
U vult de zakelijke e-mailadressen in en u bewaart de Excel.
 


Stap 3: u laadt via ‘Uploads’ de Excel automatisch op in onze bestanden.

​​​​​​​

 

De dag erop krijgen de verzekerden een e-mail met de uitnodiging om zich aan te melden op mijngroepsverzekering.vivium.be. Op dat moment kunnen ze hun meest recente status en benefit statement raadplegen.

Bij het aanmelden vragen we de verzekerde (werknemer) ook naar zijn of haar privé-e-mailadres. Zo houden we ook langs deze weg contact met hem.

Als u werknemers zonder zakelijk e-mailadres hebt, vraag hen dan om zeker hun privé e-mailadres in te vullen bij een eerste bezoek aan de website.

Bij het invullen of wijzigen van een e-mailadres ontvangt uw werknemer één bevestigingsmail op dat e-mailadres.

Bij de uitgifte van een nieuw benefit statement, krijgt uw werknemer een e-mail op elk gekend e-mailadres.  Zo weet hij dat er een update plaatsgevonden heeft.

Neen, de upload van alle zakelijke e-mailadressen moet u slechts één keer doen, bij de opstart van mijngroepsverzekering.vivium.be.

Bij een nieuwe aansluiting van een medewerker in EB-Connect, zullen we u vragen om het zakelijke e-mailadres van de werknemer op te geven. Het privé-e-mailadres geeft de medewerker via mijngroepsverzekering.vivium.be zelf door.

Slechts in het uitzonderlijke geval waarbij alle zakelijke e-mailadressen zouden veranderen, zal u een nieuwe upload moeten doen (bijvoorbeeld wanneer de domeinnaam zou wijzigen, naar aanleiding van een naamswijziging van uw bedrijf).       

Ja, in de beveiligde applicatie EB-Connect vindt u onder ‘FAQ’ (bovenaan het scherm) een handleiding, met daarin alle stappen om het overzicht van de verzekerden te downloaden, in te vullen en opnieuw te uploaden.

Benefit statement

Ja, Vivium blijft de papieren benefit statements naar u versturen.
Maar u kan er zelf voor kiezen om deze papierstroom af te schaffen.

Ja, dat kan nadat u de zakelijke e-mailadressen opgeladen hebt. Een eenvoudig seintje naar uw persoonlijke beheerder volstaat hiervoor, hij zet de papierstroom af.

Vivium moet dan wel over minstens één e-mailadres per verzekerde beschikken zodat we uw medewerkers kunnen bereiken.
Om na te gaan of iedereen minstens één e-mailadres ingevuld heeft, vraagt u een (Excel) download van de verzekerde werknemers aan. Het bestand ‘Overzicht verzekerden’ is dan opvraagbaar via ‘Overzicht Acties’ in het hoofdmenu van EB-Connect.

Daarin ziet u

  • voor welke personen we een privé-e-mailadres in ons bezit hebben (J/N),
  • voor wie er nog een papieren benefit statement geprint wordt door Vivium (papieren ben.stat.),
  • het zakelijk e-mailadres we voor deze persoon opgeslagen hebben.

​​​​​​​
 

Als u voor sommigen geen zakelijk e-mailadres ter beschikking heeft, spoort u die werknemers best aan om zelf een privé-e-mailadres door te geven. Dit doen ze door aan te loggen op de website mijngroepsverzekering.vivium.be.

Lukt dit niet, dan moet u ervoor zorgen dat deze werknemers alsnog een papieren benefit statement blijven krijgen.

Zeker, dit kan. U kan nadat u het papieren benefit statement hebt laten afschaffen via uw persoonlijke beheerder, op 3 manieren het papier toch behouden voor enkele uitzonderingsgevallen.

Mogelijkheid 1: via een download Overzicht verzekerden

U downloadt het bestand ‘Overzicht verzekerden’ in EB-Connect en u duidt aan voor wie u toch nog een papieren benefit statement wilt ontvangen. Vervolgens uploadt u dit overzicht. 
Let op: u moet eerst uw beheerder verwittigen dat u stopt met de papieren benefit statements, zoniet is de kolom ‘Papieren ben.stat.’ niet overschrijfbaar.

Mogelijkheid 2: via de persoonsgegevens van de betrokken werknemer.

U duidt dit aan bij de persoonsgegevens van de betrokken werknemer(s) in EB-Connect.

 

​​​​​​​
​​​​​​​
Mogelijkheid 3: u drukt de benefit statements van de betrokken werknemers zelf af, via EB-Connect.

Als u ons de zakelijke e-mailadressen van uw werknemers bezorgt, is er weinig kans dat de mail niet toekomt. Toch volgt Vivium de ‘bounced e-mails’ (niet afgeleverde e-mails) op en koppelen we naar u terug indien nodig.

Voor het privé e-mailadres is de werknemer zelf verantwoordelijk.

E-mailadressen

Via een down- en upload van een Excelbestand ‘Overzicht verzekerden’ in de beveiligde applicatie EB-Connect.

De handleiding in detail vindt u in EB-Connect onder ‘FAQ’ (bovenaan elk scherm).

In dat geval meldt uw werknemer zich aan op mijngroepsverzekering.vivium.be en vult hij in ‘Mijn profiel’ zijn privé-e-mailadres in. Via deze weg zal Vivium hem op de hoogte houden van elke update van zijn groepsverzekering.

Zijn er werknemers zonder zakelijk e-mailadres en zonder privé e-mailadres bovendien, dan moet u erover waken dat u voor hen het papieren benefit statement niet afschaft.
 

Als een werknemer zich voor de eerste keer op mijngroepsverzekering.vivium.be aanmeldt, vragen we hem naar zijn privé e-mailadres. Hij kan op dat moment ook beslissen om dat later in te vullen. Nadien kan hij het steeds wijzigen via ‘Mijn profiel’ binnen mijngroepsverzekering.vivium.be.

Wij voorzien in deze mogelijkheid omdat sommige werknemers liever niet vanop het werk de status van hun groepsverzekering raadplegen. Tegelijk willen we zo met de werknemer contact houden, ook ná zijn actieve dienst bij u (uit dienst/met pensioen).

Immers, binnen afzienbare tijd breiden we mijngroepsverzekering.vivium.be uit met een module ‘Uitkeringen’. Via deze module zullen we de uitbetaling van het aanvullend pensioenkapitaal volledig digitaal afhandelen. Voor de werknemer zal dit voordelen bieden op gebied van snelheid, transparantie, archiveren van documenten en fraudebestrijding.

Probeer de betrokken werknemers ervan te overtuigen dat het belangrijk is dat Vivium contact met hen kan blijven houden, na hun actieve dienst, onder meer voor de uitkering van het pensioenkapitaal.

Verder is dit geenszins een verplichting. 

Geen probleem. Als hij een zakelijk e-mailadres heeft, zal hij via die weg verwittigd worden van zijn nieuw benefit statement.

Heeft hij bovendien ook geen zakelijk e-mailadres? Waak er dan over dat u, indien u kiest voor het afschaffen van het papieren benefit statement, voor hem een uitzondering maakt.

EB-Connect

De persoonsgegevens van de werknemer worden uitgebreid met een veld voor zijn zakelijk e-mailadres.

​​​​​​​
 

Daarnaast wordt de download 'Overzicht verzekerden' uitgebreid met het zakelijk e-mailadres en kan u erin zien of we het privé e-mailadres van een verzekerde werknemer bezitten.

Hebt u het papieren benefit statement afgeschaft? Dan kan u per uitzondering alsnog papieren benefit statements naar u laten toesturen, om die verder naar één of meerdere werknemers te verdelen.
​​​​​​​Dit geeft u door

  • via de persoonsgegevens, of
  • via de download ‘Overzicht verzekerden’
  • door zelf een benefit statement te printen.

Toegang tot de website

Nee, bij mijngroepsverzekering.vivium.be is geen registratie of usermanagement nodig. Als werkgever moet u hiervoor geen actie ondernemen of opvolging te doen.

Dit gebeurt met dezelfde software als voor Tax-on-web of Mypension. Het FAS (Federal Authentication Service), een overheidsdienst, beheert dit. Wie aanlogt gaat dus via de controles van het FAS naar de website van Vivium.

Het FAS biedt verschillende, goed beveiligde aanmeldmogelijkheden, net als de nodige ondersteuning daarbij. Meer informatie vindt u op de aanmeldpagina zelf.

Inhoudelijke vragen over Mijngroepsverzekering

De website mijngroepsverzekering.vivium.be maakt de groepsverzekering toegankelijker voor uw werknemers. Op die manier ondersteunt deze website de inspanningen die u op extralegaal vlak levert.

Heel wat vragen worden opgevangen met ‘tooltips’ (klikken op de ‘i’ naast elke term) en met de FAQ vragen.

Mocht dit niet volstaan, dan bent u de best geplaatste persoon om inhoudelijke vragen te beantwoorden. Hiervoor kunt u uiteraard altijd een beroep doen op uw persoonlijke beheerder bij Vivium of uw account manager. Hij/zij helpt u graag verder.